לנהל עסקים בהגינות
יושרה, הגינות ומניעת שוחד ושחיתות מהווים ערכים מרכזיים בתרבות הארגונית של כיל, ומתוקף מעמדה כחברה גלובלית מובילה, מקפידה כיל לציית להוראות רגולטוריות בתחום הסחר ומניעת מעשי שוחד ושחיתות. לאור זאת, מדיניות ותוכניות הציות של החברה מתאפיינות ברמה גבוהה של זהירות, ומאמצות אמות-מידה אירופאיות ואמריקאיות מחמירות. \
מניעת שוחד, שחיתות והונאה
בשנת 2014 אישר דירקטוריון החברה שתי תוכניות ציות חדשות בנושאי מניעת שוחד ושחיתות, לרבות הלבנת הון.
כיל מפעילה מדיניות מתנות ואירוח גלובלית. במסגרת המדיניות מחויבים כל העובדים לקבל אישור מראש טרם קבלה או מתן מתנות ואירוח בערך גבוה וכאלו בהם מעורבים פקידי ממשל. מדיניות המתנות והאירוח חלה על כל עובדי כיל בכל מקום בעולם, והופצה בתפוצה רחבה. במסגרת הטמעתה של המדיניות ולצורך הכשרת עובדים בנושא, הפיצה החברה סרטון קצר ועלון אינפוגרפי בנושאים אלה לכל העובדים בעלי גישה לאינטרנט/דואר אלקטרוני, וכן פרסמה את ההנחיות במסגרת המגזין הגלובלי של עובדי כיל.
בדצמבר 2014 השיקה כיל תוכנית ציות וניהול סיכונים גלובלית למניעת הונאות, בהתאם לקוד האתי של החברה, אשר מטרתה למנוע סוגים שונים של מעשי הונאה בכיל ולספק הנחיות והכשרה בדבר הדרכים לזיהוי ומניעה של הונאות.
בנוסף, קיימים בכיל מספר מנגנוני בקרה שנועדו לצמצם סיכונים רגולטוריים ולמנוע מעשי שחיתות (לדוגמה, מניעת הלבנת הון, מימון גורמי טרור ומתן או קבלת שוחד):
- במסגרת תוכנית הציות בתחום הסחר, יישמה כיל מנגנון בקרה למניעת מימון טרור ולציות לדיני הסחר הבינלאומיים – תהליך ממוחשב גלובלי הסורק את כל הלקוחות והספקים הפוטנציאליים של החברה על מנת לבדוק את זהותם אל מול רשימות הסנקציות של ארה"ב, האיחוד האירופאי, האו"ם וגורמים אחרים. המערכת מוציאה התראות וביכולתה אף לחסום עסקאות עם גורמים החשודים כי הם נמנים על אחת מהרשימות האמורות. כל עסקאותיה של כיל בכל רחבי העולם נתונות לבקרתה של תוכנית זו.
- החברה מכשירה את עובדיה אודות "תמרורי אזהרה" המסייעים לעובדים לזהות סיכונים פוטנציאליים משמעותיים בעסקאות שהם מבצעים.
- כיל מבצעת הערכת ביצועים של סיכונים הנוגעים לשחיתות. באמצעות הערכת הסיכון הכולל לחברה בכללותה, זוהו הסיכונים המשמעותיים הבאים בתחום השחיתות:
- ממשק בין עובדי החברה במסגרת תפקידם בחברה לבין רשויות ממשלתיות באתרי החברה (רישוי, פיקוח, רישום מוצרים וכדו').
- עובדים המתקשרים עם רשויות ממשלתיות בחוזים למכירת מוצרי החברה.
- סיכון הגלום בניסיונות של עובדים לבצע מכירות ללקוחות (שאינם פקידי ממשל) תוך שימוש בפרקטיקות מושחתות.
- סוכנים נשכרו על-ידי כיל על מנת לפעול בשמה בשלושת אזורי הסיכון המנויים לעיל.
בשנת 2015 גובשו נהלים נוספים במטרה להבטיח את יישומם של מנגנוני בקרה נאותים בכל הנוגע להתקשרות כיל עם צדדים שלישיים ברמת סיכון גבוהה. נהלים אלו כוללים שאלונים, הסמכה מטעם גורם חיצוני המעידה על ציות לאמות המידה האתיות ולפרקטיקות העסקיות של כיל, אימות הבעלות של הצד השלישי, רישום עסק ורישיונות נדרשים ובדיקות רקע נוספות, כמו גם חקירות נוספות כאשר אלו נדרשות לאור רמת הסיכון. מערכות יחסים קיימות וחדשות עם צדדים שלישיים נבחנות לפי סדר עדיפויות המבוסס על רמת הסיכון.
הקוד האתי של החברה מדגיש גם הוא בבירור את החובה להימנע משחיתות, ואוסר על מתן שוחד וקבלתו. התרבות הארגונית מיושמת כל העת באמצעות דוגמה אישית, הסברה, אכיפה ופעילויות הדרכה.
כיל מפעילה מנגנונים פנימיים למתן ייעוץ בדבר התנהלות אתית ולפי חוק. סמנכ"ל כיל לציות – גלובלי, כמו גם קציני הציות האזוריים, זמינים כולם לתקשורת ישירה. בנוסף, יכולים עובדי החברה להעלות חששות או סוגיות בנושאי עבודה בפני המנהל הישיר או מנהל האתר, בפני נציגי מחלקת משאבי אנוש והיועץ המשפטי האזורי, וכן בפני קציני הציות. בנוסף, ביכולתם של עובדים ומנהלים בכיל לפנות ישירות למבקר הפנים הראשי של החברה באמצעות המייל, בטלפון או בפקס. כיל אף מפעילה מוקד טלפוני ("קו חם") לעובדים, הזמין ב-18 שפות שונות.
נוהל עסקאות עם בעלי עניין
בשנת 2013 אושר בכיל נוהל לביצוע עסקאות שבהן קיים עניין אישי לבעלי עניין בכיל. ההוראות וההנחיות לאיתורן, זיהוין ואישורן של עסקאות עם בעלי עניין, כגון בעלי שליטה או דירקטורים פעילים, כוללות תהליכים מפורטים לאיסוף המידע הרלוונטי בדבר הצדדים לעסקה ובדבר דרישות הגילוי והדיווח החלות על עסקאות כאמור.
הנוהל בא להוסיף ולא לגרוע מכל חובה חוקית אחרת הנוגעת לאישור עסקאות מסוג זה. לצורך יישומו של הנוהל פותחה בכיל מערכת ממוחשבת המסייעת באיתור וזיהוי עסקאות עם בעלי עניין המחייבות גילוי ודיווח כאמור לעיל.
נושאי-משרה ובעלי שליטה נדרשים למלא שאלון, מדי רבעון ומדי שנה, על מנת לאתר ולתעד את כל הישויות שבהן יש להם עניין אישי כלשהו. רשימת הצדדים בעלי העניין מוזנת אל המערכת הממוחשבת. המערכת מוציאה התראה בזמן אמת בטרם ביצוע עסקאות (מעל לסכום מסוים) עם צד קשור, ובכך מאפשרת לכיל ליישם את הנוהל המתאים לאישורה של עסקה כאמור.
בנוסף, כיל אינה מעניקה תרומות, כספיות או אחרות, לפוליטיקאים או לגופים פוליטיים.
נוהל מורשי חתימה בחשבונות החברה
כיל גיבשה נוהל לעניין זכויות והרשאות חתימה. על-פי מדיניות החברה, נדרשת חתימתם של שני מורשי חתימה מוגדרים על מנת ליצור חיוב בעל תוקף חוקי בכל התקשרות חוזית או פעולה משפטית.
